Skip to main content

DIKLAT PETUGAS PENDUKUNG MTQ NASIONAL XXV TAHUN 2014 PROVINSI KEPULAUAN RIAU

DIKLAT PETUGAS PENDUKUNG MTQ NASIONAL XXV TAHUN 2014 PROVINSI KEPULAUAN RIAU. TANJUNGPINANG,  Provinsi Kepulauan Riau dipercaya untuk menyelenggarakan even nasional terbesar, yaitu Pelaksanaan MTQ Nasional XXV Tahun 2014 Provinsi Kepulauan Riau. Even tersebut akan dihadiri perwakilan dari semua provinsi di Indonesia. Menjelang Pelaksanaaan MTQ Nasional XXV Tahun 2014 yang akan dilaksanakan di Kota Batam Provinsi Kepulauan Riau, melalui Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Kepulauan Riau, Pemprov Kepri mengadakan Diklat bagi Petugas yang akan mendukung gelaran MTQ Nasional ke XXV.

Diklat Petugas Pendukung MTQ Nasional XXV Tahun 2014 Provinsi Kepulauan Riau dilaksanakan oleh Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Kepulauan Riau selama 3 hari di Hotel Comfort Tanjungpinang. Asisten Pemerintahan dan Kesejahteraan Rakyat Sekretariat Daerah Provinsi Kepri, Dra. Hj. RENI YUSNELI, M.TP membuka secara resmi Pembukaan Diklat Petugas Pendukung MTQ Nasional XXV Tahun 2014 Provinsi Kepulauan Riau di Hotel Comfort (5/12).  Diklat diikuti oleh para Sekretaris atau setingkat Pejabat Eselon III di lingkungan SKPD Pemerintah Provinsi Kepri.

DIKLAT PETUGAS PENDUKUNG MTQ NASIONAL XXV TAHUN 2014 PROVINSI KEPULAUAN RIAU. Diklat ini menjadi sangat penting karena dapat memberikan gambaran dan informasi mulai dari persiapan, pelaksanaan hingga penutupan MTQ pada peserta yang nantinya menjadi Liaison Officer (LO) dan juga tentunya tugas dan tanggungjawab dari LO pada perhelatan MTQ Nasional ke-XXV Tahun 2014 di Kota Batam.

Narasumber Diklat berasal dari beberapa Pejabat Eselon II di Lingkungan Pemprov. Kepri, seperti Dra. RENI YUSNELI, M.TP, Drs. H. ABDUL MALIK, MM, Drs. SAID AGIL, GUNTUR SAKTI, S.Sos, M.Si, Drs. BURALIMAR, M.Si, Pejabat Kemenag Kepri HANDARLIN, dan Narasumber Pusat PRASETYO HADI.

Prasetyo Hadi yang merupakan narasumber dari Direktorat Protokol Kementerian Luar Negeri memaparkan tentang Keprotokolan dan Liaison Officer. Dalam pemaparannya mengenai Pelayanan Liaison Officer dalam mendukung MTQ Nasional XXV Tahun 2014 sebagai berikut :
   1.      Pelayanan saat Penjemputan dan Pengantaran Tamu/Delegasi
   2.      Pelayanan pada saat Penerimaan di Lokasi MTQ
   3.      Pelayanan selama mengikuti Acara MTQ (Pembukaan Penutupan)
   4.      Pelayanan untuk Kafilah MTQ
   5.      Pelayanan pada saatpendampingan Spouse Program
   6.      Pelayanan pada saat Pawai Ta’aruf, malam Ta’aruf
   7.      Pelayanan pengaturan registrasi, akomodasi, transportasi, dll.
Selanjutnya Prasetyo menjelaskan tentang tugas LO dalam Pelaksanaan MTQ Nasional XXV Tahun 2014 mulai tahap persiapan hingga akhir acara sebagai berikut :
1.      TAHAP PERSIAPAN ACARA
a.      Koordinasi dengan panitia penyelenggara (organizing committee/OC) dan pejabat protocol
         Pemerintah Daerah (tamu) guna mengetahui segi-segi keprotokolan yang akan ditangani.
b.      Penyusunan daftar pejabat Pemerintah Provinsi Kepulauan Riau yang akan menyambut Tamu/ Kafilah
        di bandara.
c.      Persiapan pengadaan fasilitas VVIP/VIP room bandara untuk Tamu pada tingkat Kepala Daerah,
         Ketua DPRD, Ketua LPTQ dan Kakanwil Kemenag.
d.      Pengumpulan data sesuai dengan tugas keprotokolan yang ditangani dan membicarakannya dengan OC
         melalui berbagai rapat/ pertemuan sebagai tindaklanjut, antara lain mencakup:
             i.      Jadwal kedatangan dan keberangkatan Tamu/ Kafilah;
            ii.     Transportasi;
           iii.     Akomodasi;
           iv.     Undangan dan RSVP (Repondezs’ilvous plait);
           v.      Pemasangan bendera di Venue Acara MTQ;
          vi.     Penjemputan dan pengantaran;
         vii.     Pendaftaran/ registrasi peserta MTQ;
        viii.     Upacara pembukaan;
         ix.     Acara khusus, mencakup, antara lain, malam ta’aruf dan pawai ta’aruf;
         x.      City Tour;
         xi.     Upacara penutupan;
e.    Pelaksanaan Briefing kepada LO, Panitia, dan unsure terkait serta advance team (bilaada) peserta MTQ;
      yang berisi petunjuk/ penjelasan mengenai segala aspek-aspek keprotokolan yang perlu diketahui/ dilakukan
      oleh para Tamu/ Kafilah berkaitan dengan kehadirannya pada acara dimaksud.

2.    TAHAP PELAKSANAAN ACARA
a.     Menjemput Tamu/ Kafilah dan membantu kelancaran pengurusan dan penyelesaian dokumen perjalanan
       (travel documents), serta barang bawaan;
b.    Bekerjasama dengan pihak pengadaan kendaraan (Dinas Perhubungan Provinsi Kepulauan Riau) dan
       keamanan, mengecek ketersediaan kendaraan bagi Tamu/ Kafilah guna kelancaran penjemputan,
       pengantaran dan mobilitas Tamu/ Kafilah dari bandara, hotel dan tempat acara atau tempat lain;
c.    Menyiapkan daftar kamar yang dibutuhkan Tamu/ Kafilah dengan berkoordinasi dengan pihak hotel dan
       bagian akomodasi panitia, terutama dalam melakukan check-in dan check-out.
d.   Mendata jumlah undangan sesuai dengan acara, membuat dan mengedarkan undangan, mengecek
      konfirmasi kehadiran (RSVP), melakukan koordinasi dengan pihak tertentu berkaitan dengan
      penyelenggaraana cara,  dan memastikan placing card sesuai preseance/ tata urutan.
e.   Mengecek peletakan bendera di tempat acara. Hal ini sangat penting dan sensitive karena apabila terjadi
     kesalahan dalam pemasangan/ peletakannya (mis. Dipasang terbalik), tidak sesuai preseance atau tertukar
     dengan provinsi lain, dapat mengakibatkan dampak yang kurang baik.
f.   Membantu mendata Tamu/ Kafilah untuk keperluan pembuatan tanda pengenal (ID badge/pin),
     dan membantu Tamu/ Kafilah dalam hal pendaftaran/ registrasi.
g.  Pada saat acara pembukaan, bekerjasama dengan panitia (seksi acara), mengecek tempat acara,
     memberitahukan waktu upacara dan mengerahkan Tamu/ Kafilah pada tempat duduknya sesuai
     preseance/ tata urutan.
h.  Untuk acara khusus (malam ta’aruf), mengecek susunan tempat duduk (seating arrangement) sesuai
     preseance bagi Tamu bekerjasama dengan protokol.
i.   Acara untuk City Tour, menyusun dan mengusulkan rencana acara, mengadakan koordinasi dengan petugas
    terkait, mendampingi dan membantu kelancaran acara.
j.   Untuk acara penutupan, langkah persiapan keprotokolan hamper sama dengan acara pembukaan.
k.  Mendata kembali Jadwal Kedatangan dan Keberangkatan Tamu/ Kafilah, mengecek ketersediaan dan
    kesiapan kendaraan bagi Tamu/ Kafilah, menjemput dan mengantar Tamu/ Kafilah ke kendaraan,
    membantu dan mengarahkan Tamu/ Kafilah dalam acara khusus, mengingatkan Tamu/ Kafilah mengenai
    susunan acara, waktu, pakaian, dll., dan mendampingi Tamu/ Kafilah dalam acara resmi dan tidak resmi.
l.   Koordinasi dengan Pejabat Protokol Pemerintah Daerah (tamu) dan Protokol lain pada acara tertentu.

3.   TAHAP AKHIR ACARA
a.   Menyusun daftar keberangkatan Tamu/ Kafilah dengan berkoordinasi dengan Protokol dan Organizing
     Committee;
b.   Membantu Tamu/ Kafilah dalam pemesanan dan rekonfirmasi tiket kepulangan;
c.   Memperoleh informasi Daftar Pejabat Pemerintah Provinsi Kepulauan Riau yang akan melepas Tamu/ Kafilah
     di VIP room bandara;
d.   Membantu mengecek kesiapan fasilitas VVIP/VIP room bandara untuk Tamu pada tingkat Kepala Daerah,
      Ketua DPRD, Ketua LPTQ dan Kakanwil Kemenag;
e.   Membantu kelancaran pengurusan dan penyelesaian dokumen perjalanan (travel documents) serta barang
     bawaan Tamu/ Kafilah.
LO merupakan ujung tombak pencitraan Provinsi Kepulauan Riau, untuk itu seorangLO haruslah ramah, sabar, komunikatif dan siap membantu. LO juga harus benar-benar menguasai segala informasi seputar Provinsi Kepulauan Riau, serta seluk beluk pelaksanaan MTQ. Itulah harapan pelaksana dalam kegiatan diklat ini yang berlangsung hingga hari Sabtu (7/12) dan ditutup secara resmi oleh Kepala Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Kepulauan Riau, Drs. H. Abdul Malik, MM.
DIKLAT PETUGAS PENDUKUNG MTQ NASIONAL XXV TAHUN 2014 PROVINSI KEPULAUAN RIAU.

Comments